1. Introducción

En cumplimiento de las normas tendientes regular el tratamiento de datos personales y promoviendo el respeto de los derechos del Titular de la información (en adelante el Titular), INTEGRA TALENT SERVICES S.A.S. “INTALENT” (en adelante LA COMPAÑÍA) adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que desarrolle LA COMPAÑÍA que involucre el tratamiento de datos personales por parte de sus administradores, clientes, candidatos, empleados y colaboradores. 

Particularmente, esta Política contempla el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de este tipo de información.

2. Objeto

La política aquí establecida tiene como objeto garantizar y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, verificación, corrección y/o eliminación de los datos personales tratados por la compañía dando total cumplimiento a la ley 1581 de 2012, la cual da el alcance a los derechos Constitucionales que tienen las personas de conocer, actualizar, rectificar y/o eliminar la información que se haya recogido de estos en bases de datos y/o archivos, los demás derechos y garantías a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

3. Propósito

LA COMPAÑÍA lleva a cabo operaciones de consultoría en talento y de formación, desarrollo y selección de personal, frente a las cuales es necesario la recolección de datos personales de personas naturales y jurídicas con quienes LA COMPAÑÍA sostiene diversas relaciones contractuales y/o comerciales.

Por tal motivo, será necesaria la recolección y el tratamiento (el “Tratamiento”) de dicha información respecto de todas las personas, tales como Clientes, Proveedores, Contratistas, así como Empleados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con LA COMPAÑÍA y Clientes, Proveedores y Contratistas, con el propósito de ejecutar de la manera más adecuada sus actividades sociales, administrativas y comerciales.  

Bajo los lineamientos legales y según lo dispongan las normas aplicables, en particular la Ley 1581 de 2012, el Decreto Nacional No. 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen, LA COMPAÑÍA podrá modificar esta Política en el momento que sea necesario.

4. Alcance

Esta política se aplicará a toda la información personal registrada en las bases de datos (administradores, clientes, candidatos, proveedores, empleados y colaboradores) vinculados o relacionados con LA COMPAÑÍA a nivel nacional o internacional con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la Calle 99 # 10 57, Edificio Ecotek, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de la información.

5. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por la Compañía.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento como política de tratamiento de datos personales aplicada por La Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia. 
• Transferencia: Se presenta cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.                                
  

  6. Principios

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el y en las demás disposiciones que las desarrollen. 
• Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 
• Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. 
• Principio de Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento cesarán su uso. 
• Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.
• Deber de información: LA COMPAÑÍA informará al Titular de los datos personales, así como a los responsables y encargados del Tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el Tratamiento de esos datos. Además, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del hábeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley.
• Responsable del Tratamiento de Datos. 

Nombre/Razón Social	Integra Talent Services S.A.S. “INTALENT”
Identificación/NIT	901.070.872-3
Representante Legal/Apoderado	Liliana Margarita Barreto Quiroga
Identificación Representante	C.C. 32.780.120
Dirección para Notificaciones	Calle 99 # 10 57 Edificio Ecotek  Bogotá, Colombia
Correo Electrónico	[email protected]

7. Tratamiento

• La información solicitada por parte de LA COMPAÑÍA al Titular tendrá como finalidad primordial alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta LA COMPAÑÍA para el desarrollo de sus actividades y de la relación comercial y/o contractual con los titulares, quienes deberán otorgar su consentimiento, previo, libre y voluntario, a través de cualquier medio, siempre que pueda ser objeto de consulta posterior. 
• LA COMPAÑÍA reconoce que el Titular tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con LA COMPAÑÍA. Dentro de la información proporcionada por el Titular se pueden encontrar datos considerados como sensibles de conformidad con la Ley 1581 de 2012, normatividad que consagra los derechos del Titular sobre los mismos, además de cualquier otra norma que les adicione, sustituya o modifique.
• Exclusiones 
• Es importante aclarar que dicha autorización no será necesaria cuando recaiga sobre:
• Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial.
• Tratamiento para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos de naturaleza pública.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.
• Casos de urgencia médica o sanitaria. 
• Medios
• El Tratamiento de los datos personales, se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales (videos y/o fotografías) de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.
• Otros fines
• Además de los fines enunciados en el Capítulo Segundo, LA COMPAÑÍA también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:
• Gestionar trámites (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes) y efectuar encuestas de satisfacción a Clientes y aliados comerciales de LA COMPAÑÍA.
• Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
• Realizar actividades de mercadeo, servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con Contratistas, Proveedores y Empleados.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices o subordinadas de LA COMPAÑÍA o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento de información en la nube o servidores remotos.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
• Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

8. Implementación de la autorización de tratamiento de datos personales en procesos específicos

Procesos de selección, contratación de personal y/o procesos del servicio de lovit matchmaking de LA COMPAÑÍA tendrán las siguientes finalidades:

De manera previa a la recolección de datos del candidato, cliente y/o trabajador de manera presencial y/o virtual (teléfono, correo electrónico, información familiar, ingresos, estrato socioeconómico, etc.) se deberá solicitar al mismo la autorización de tratamiento de datos personales, según formato establecido.

No se podrá proceder a la recolección de datos de candidatos, clientes y/o trabajadores sin que éste haya suscrito o aceptado mediante cualquier medio la autorización de tratamiento de sus datos personales.

Para los candidatos que aprueban el proceso de selección o los empleados que sean contratados, dicha autorización será archivada en la carpeta de la información entregada y custodiada por el área de archivo para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área de archivo tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para la recolección de datos por medios digitales tales como la página web de la compañía se le informará por este mismo medio la autorización para el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben ser aceptados por el titular de los datos. El área de Tecnología de la COMPAÑÍA mantendrá en sus archivos la aceptación del titular, para posterior consulta.

La COMPAÑÍA tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos recolectados dentro del proceso de selección deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización.

9. Procesos de investigación de mercado, fuerza de ventas y control de Proveedores

De manera previa a la recolección de datos del potencial cliente y/o Proveedor (teléfono, correo electrónico, ingresos, etc.) se deberá solicitar al candidato la autorización de tratamiento de datos personales, según formato suministrado por parte de la compañía.

No se podrá proceder a la recolección de datos del potencial cliente sin que éste haya suscrito o aceptado mediante cualquier medio las condiciones de la autorización de tratamiento de sus datos personales.

Dicha autorización será archivada en la carpeta de la información entregada y custodiada por el área de archivo para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área de archivo tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para la recolección de datos por medios digitales tales como la página web de la compañía se le informará por este mismo medio la autorización para el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben ser aceptados por el titular de los datos. El área de Tecnología de la COMPAÑÍA mantendrá en sus archivos la aceptación del titular, para posterior consulta.

Los datos recolectados dentro del proceso de investigación de mercado, fuerza de ventas y proveedores deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización

10. Transferencias y Transmisiones de internacionales de Datos Personales 

Los Datos Personales susceptibles de transferencia o transmisión a terceros países será la misma en la que el Titular haya otorgado su autorización frente al Tratamiento de dichos datos. En todo caso, LA COMPAÑÍA velará por el cumplimiento de los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de ser necesario.

Derechos de los Titulares

Los derechos de los Titulares respecto de los Datos Personales que sean recolectados serán los establecidos en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 
• Área designada para el Tratamiento de Datos Personales.

La Encargada del Tratamiento de Datos Personales es la señora LILIANA MARGARITA BARRETO QUIROGA, cuyos datos de contacto son: 

• Cra. 9 # 10-57
• Edificio Ecotek Bogotá, Colombia
• Móvil +57 3336025720
• [email protected]
• Autorización para el Tratamiento de Datos

LA COMPAÑÍA deberá obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales, salvo las exclusiones contempladas en este capítulo. Al Titular deberá informársele de forma clara y expresa lo siguiente para obtener la autorización:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean formuladas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica de LA COMPAÑÍA. 

LA COMPAÑÍA podrá obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQRS, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento otorgado.

• Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles

Cuando se trate de la recolección de Datos Sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita.
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
• Datos Biométricos – Sistemas de Vigilancia

LA COMPAÑÍA utiliza diversos medios de vigilancia, tales como fotos, video o monitoreo, en sus oficinas y puntos de venta, los cuales informa mediante avisos en lugares visibles.

LA COMPAÑÍA utilizará la información recolectada Con el único fin de proteger la integridad de su personal, visitantes, Clientes, sus bienes e instalaciones. El Titular entiende y acepta dicha finalidad y consecuentemente su uso. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

11. Procedimiento para ejercicio de sus derechos como Titular.

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

Correo: [email protected]

 Atte. Responsable del Tratamiento de datos.

Teléfono: 

Dirección: Cra. 9 # 10-57, Edificio Ecotek, Bogotá, Colombia

Móvil: +57 3336025720

Una vez puesto en conocimiento del Encargado del Tratamiento de Datos, dependiendo de la petición, se le dará el trámite de consulta, solicitud o queja. 

Puede consultar con LA COMPAÑÍA sobre los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, consulta que requiere que el solicitante acredite debidamente su identidad como Titular de datos. La consulta se tramitará dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción, plazo que podrá ser ampliado por LA COMPAÑÍA en una sola ocasión en término no superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, informando debidamente el motivo de la demora y la nueva fecha en la cual será atendida la solicitud.

La solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones o supresión de datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de la petición, solicitud o reclamo, debe acreditarse la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si la solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a LA COMPAÑÍA atenderla de forma correcta y completa, se requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas.

Después de transcurridos quince (15) días desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, LA COMPAÑÍA entenderá la solicitud como desistida. 

12. Medidas de Seguridad del Tratamiento de Datos

LA COMPAÑÍA adopta las medidas de seguridad necesarias y apropiadas para proteger la información personal de los titulares. En cumplimiento del principio de seguridad, la información sujeta a tratamiento por parte de LA COMPAÑÍA, como responsable y encargado del tratamiento, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así como tener en cuenta los principios para la protección de datos personales y todo lo que se establezca en el Manual de procedimientos para esta protección GEMC02.

13. Documentos Referencia

• GEMC02 Manual de procedimientos para la protección de datos personales. Ley 1581 de 2012 Protección de Datos personales.
• Ley 1266 de 2008 Hábeas Data
• Circular Externa No. 002 de 2015
• Decreto 886 de 2014 Registro Nacional de Bases de Datos
• Decreto 1074 de 2015 Disposiciones PDP (Capítulo 25)
• Decreto 090 de 2018 Inscripción Registro Nacional de Bases de Datos

La presente Política para el manejo y Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de enero de 2025 

LILIANA BARRETO

Representante Legal